Business Case:
Der Leitfaden zum Schreiben eines Business Case
Der Business Case ist ein wesentliches Entscheidungsinstrument im Projektmanagement. Wie ist dieses Analysedokument vorzubereiten, zu schreiben und zu präsentieren?
Verstehen, was ein Business Case im Management ist
Was ist ein Business Case?
Am Anfang eines jeden Projekts steht eine wesentliche Frage: Warum sollte das Unternehmen starten? Mit anderen Worten: Was kann es gewinnen, wenn es dieses Projekt entwickelt? Ist das Spiel die Kerze wert? Um die richtige Entscheidung zu treffen, ist es notwendig, sich auf eine detaillierte Analyse zu verlassen: Vor diesem Hintergrund erstellen wir einen Business Case. Der Business Case wird manchmal mit „Chancenstudie“ oder „Finanzanalyse“ übersetzt und ist ein Projektplanungsdokument. Verstehen: Ein strukturierter Vorschlag, der darauf abzielt, den Start eines Großprojekts zu rechtfertigen, indem alle seine vielen Aspekte (Kontext, Relevanz, Kosten, Gewinne, Risiken usw.) berücksichtigt werden. Je nach Größe des Projekts kann ein Business Case auf eine einzelne Seite passen oder eine komplette Datei einnehmen, als PDF oder als Diashow präsentiert werden usw.
Vergleich:
Business Case VS Businessplan
Business case
- Taktisches Dokument, das kurz- oder mittelfristig einem bestimmten Projekt gewidmet ist
- Bewertet die Durchführbarkeit eines Projekts für das Unternehmen als Ganzes oder für eine bestimmte Abteilung
- Auf konkreten Elementen aufgebaut: die Ressourcen (finanziell, personell und materiell), die dem Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Verfügung stehen
- Stellt die Gründe dar, die den Start oder die Fortsetzung eines Projekts rechtfertigen
- Demonstriert das Rentabilitätspotenzial einer Idee oder Gelegenheit zur Präsentation für Entscheidungsträger
VS
Business plan
- Strategisches Dokument, das einen umfassenden und langfristigen Ansatz widerspiegelt
- Schlägt einen Wachstums- und Nachhaltigkeitsplan für das Unternehmen als Ganzes und für die kommenden Jahre vor
- Basierend auf Entwicklungsannahmen und einem langfristigen Zeitplan, der den Launen des Marktes unterliegt
- Definiert die Geschäftsstrategie des Unternehmens, seine langfristige Vision, die dafür einzusetzenden Mittel und die erwarteten Ergebnisse
- Hilft, Investoren zu mobilisieren und sie davon zu überzeugen, sich an der Finanzierung eines unternehmerischen Projekts zu beteiligen
Wann schreibt man einen
Business Case?
Die Erstellung und Präsentation eines Business Case ist sinnvoll, wenn ein Projektleiter die Machbarkeit einer Idee oder einer Geschäftsmöglichkeit beurteilen möchte. Dies kann verschiedene Initiativen betreffen: die Einführung eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung, die Gestaltung einer neuen Kommunikationskampagne, das Hinzufügen einer Funktion in einem bestehenden Tool, die Eröffnung einer Verkaufsstelle oder einer Niederlassung, die Investition in einen neuen Subunternehmer. ..
Aber der Business Case wird nicht ausschließlich für innovative Projekte verwendet: Es kann darum gehen, das Interesse an der Erneuerung oder Erhöhung der Investition in ein laufendes Projekt zu bewerten, die Zusammenarbeit mit einem Partner zu stärken, indem ihm mehr Aufgaben übertragen werden, um sich zu verbessern das Funktionieren einer Unternehmensabteilung usw. In jedem Fall muss diese Analyse den erwarteten Nutzen aufzeigen, aber auch die potenziellen Risiken aufzeigen, denen das Unternehmen ausgesetzt ist.
Einen Business Case
schreiben, wozu?
Was nützt ein Business Case
für ein Unternehmen?
Der Business Case ist ein Entscheidungsinstrument: Sobald er fertig ist, wird er dem Management vorgelegt, das auf der Grundlage der gesammelten und synthetisierten Daten eine fundierte Entscheidung treffen und dem Projekt grünes Licht geben (oder nicht) kann. Denn wenn sich der Bewerber die Daseinsberechtigung seiner Idee sowie deren Implikationen klar vor Augen führt, muss er seine Argumente zu Papier bringen und seine Informationen mit den Stakeholdern teilen, damit alle auf dem gleichen Wissensstand sind. Es ist also vor allem eine Stütze, die überzeugen soll: eine Akte, die die Relevanz einer Idee, die Rentabilität ihrer Umsetzung und den Mehrwert des Projekts aufzeigt. Ziel ist es, vom Management ein „Go“ oder ein „No-Go“ zu bekommen. Auch ein „No-Go“ ist in diesem Zusammenhang ein Erfolg, da durch eine solche Entscheidung andere interessantere oder profitablere Projekte priorisiert werden können.
Welche Fragen soll ein Business Case beantworten?
Um die Interessen eines Projekts mit maximaler Strenge darzustellen, muss ein Business Case fünf Hauptfragen beantworten.
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1.
Was?
Ein Business Case muss die Art des geplanten Projekts und die verschiedenen Komponenten des Unternehmens, die betroffen sind (oder sein werden), detailliert erläutern: die Geschäftsprozesse, die Aktivitäten, die Märkte, die Produkte oder Dienstleistungen, die betroffenen Abteilungen Erster Platz usw. Kurz gesagt, es geht darum, das Projekt in einen Kontext zu stellen.
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2.
Warum?
Welches Interesse hat das Unternehmen, dieses neue Projekt zu starten (oder das aktuelle Projekt fortzusetzen)? Auf diese Frage muss der Business Case eine Antwort geben, indem er konkrete Elemente in Form von Vorteilen und/oder finanziellen Gewinnen für die Organisation bereitstellt. Ziel ist es zu zeigen, dass dieses spezielle Projekt im Einklang mit den strategischen Zielen des Unternehmens steht.
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3.
Wer?
Jedes Projekt erfordert die Bindung von Humanressourcen, die für die Umsetzung und das Erreichen der geplanten Ziele unerlässlich sind. Der Business Case muss daher diese Mittel spezifizieren, indem er die betroffenen Stakeholder benennt: Projektverantwortliches Team, interne Experten und Berater, Partner von allen Seiten, externe Dienstleister etc.
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4.
Wie viel?
Die Frage des Budgets ist entscheidend im Entscheidungsprozess über ein Großprojekt. Der Business Case muss die anfallenden Kosten und den erwarteten Nutzen für das Unternehmen genau beziffern, um die Rentabilität des Projekts in seiner Gesamtheit zu berechnen.
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5.
Wann?
Ein Business Case dient der Darstellung eines kurz- oder mittelfristig umzusetzenden Projekts (im Gegensatz zu einem Businessplan, der einen langfristigen Ansatz widerspiegelt). Daher ist es wichtig, die Zeit abzuschätzen, die für die Fertigstellung erforderlich ist. Dies ermöglicht auch eine bessere Einschätzung der dafür aufzuwendenden Kosten und personellen Ressourcen.
Einen Business Case schreiben: die Vorteile
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Hilfe bei der Entscheidung
Der Business Case ist vor allem eine Entscheidungshilfe für das Management: Dort werden die Umsetzungsbedingungen und der Nutzen für das Unternehmen erläutert.
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Geben Sie einen Überblick
Der Business Case gibt Entscheidungsträgern einen Überblick über das Projekt. Diese Vision beschreibt ihre finanziellen, menschlichen, praktischen und strategischen Aspekte.
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Präsentieren Sie relevante Alternativen
Der Business Case stellt verschiedene Alternativen zum Projekt vor. Er legt alle Optionen auf den Tisch und erläutert jeweils deren Auswirkungen auf das Unternehmen.
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Identifizieren Sie potenzielle Risiken
Der Business Case zeigt die potenziellen Risiken auf, die dem Projekt innewohnen. Dadurch ist es möglich, diese zu antizipieren und wirksame Gegenmaßnahmen rechtzeitig vorzubereiten.
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Mit Argumenten überzeugen
Der Business Case demonstriert den Wert des Projekts, indem er sich auf strukturierte, effektive Argumente stützt und durch Zahlen untermauert wird. Es ist ein mächtiges Überzeugungsinstrument.
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Optimieren Sie das gesamte Projekt
Der Business Case bietet eine detaillierte Analyse eines bestimmten Projekts. Dadurch ist es möglich, etwaige Mängel bereits im Vorfeld zu erkennen und Korrekturen zu Optimierungszwecken vorzunehmen.
GUT ZU WISSEN
Zusätzlich zum Business Case ist es üblich, eine vergleichende Studie zu erstellen, die die Status-quo-Option darstellt. Dies läuft darauf hinaus, zu diskutieren, was mit dem Unternehmen passiert, wenn es nicht gemäß dem eingereichten Projekt handelt: Kosten, Risiken und Ertragsausfälle.
Die Schlüssel zum Schreiben eines effektiven Business Case
Einen Business Case schreiben: ein Prozess, den man nicht vernachlässigen sollte
Das Schreiben eines Business Case sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Auch wenn seine Vorbereitung und seine Präsentation extrem wichtig sind (dies wird Thema unseres 4. Teils sein), so ist es ebenso wichtig zu wissen, wie man einen Business Case richtig schreibt, indem man einem gut ausgearbeiteten Plan folgt und keinen vergisst wesentliche Teile. Was den Autor betrifft, so ist es im Allgemeinen der Projektleiter oder der Manager des Teams, das ihn vorgeschlagen hat. Es ist jedoch möglich – und sogar empfehlenswert –, sich von externen Experten unterstützen zu lassen, die über die Fähigkeiten verfügen, diese Art von Inhalten zu produzieren und daraus ein echtes Überzeugungsmedium zu machen.
Die 9 Hauptbestandteile eines
Business Case
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1.
Präsentation der Gelegenheit
Jede Analyse zielt darauf ab, ein Problem zu lösen oder eine Chance aufzuzeigen. Ihr Business Case muss daher mit diesem entscheidenden Punkt beginnen: der Darstellung des Projekts und seines Kontexts. Aber ohne zu viele Details an dieser Stelle zu nennen, da die Details später zur Verfügung gestellt werden. Dieser Teil soll es den Lesern ermöglichen, den Zweck des Projekts und den Umfang der später vorgeschlagenen Maßnahmen zu verstehen.
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2.
Situationsanalyse
Diese Phase der Erstellung des Business Case besteht darin, die Grenzen des Projekts zu definieren und es in seinen Kontext einzuordnen. Dazu gehören die Festlegung der zu erreichenden Ziele und deren Verknüpfung mit der Gesamtstrategie des Unternehmens, aber auch die Bereitstellung zusätzlicher Elemente (finanziell, ökologisch, wettbewerbsorientiert, intern oder extern usw.), die es dem Leser ermöglichen, die Themen auf einen Blick zu verstehen.
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3.
Vergleich der Optionen
In dieser Phase ist es wichtig, die möglichen Alternativen zum Projekt aufzuzeigen. Was waren die anderen Optionen? Warum wurde dieser gewählt und nicht ein anderer? Ziel ist es, zu zeigen, dass dieses Projekt aus einer fundierten Entscheidung resultiert, die sich aus einer gründlichen Analyse des Marktes ergibt, und die Faktoren (strategisch, wirtschaftlich, kommerziell usw.) zu beschreiben, die zu dieser Entscheidung geführt haben.
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4.
Die Mittel zu Engagieren
In diesem Teil müssen allgemeine Angaben zu den Ressourcen gemacht werden, die zur Durchführung des Projekts mobilisiert werden müssen, ob materiell, personell oder finanziell. Wie hoch werden die geschätzten Kosten des Projekts sein? Welche Auswirkungen auf den Cashflow sind zu erwarten? Welche Variablen sind zu berücksichtigen? Dabei muss man nicht ultrapräzise sein: Es geht um die Bereitstellung von Größenordnungen.
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5.
Die wichtigsten identifizierten Risiken
Da jedes neue Projekt mit Risiken verbunden ist, ist es wichtig, dass diese identifiziert und im Business Case angegeben werden: die wichtigsten bestehenden Risiken, die Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens und die potenziellen Auswirkungen auf das Geschäft. Denken Sie auch daran, die Einschränkungen zu berücksichtigen, die den Fortschritt des Projekts beeinträchtigen: notwendige Rekrutierung, Notwendigkeit der Suche nach externen Fähigkeiten, fehlende Tools usw.
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6.
Die wichtigsten erwarteten Gewinne
Dieser Abschnitt des Business Case widmet sich dem erwarteten Nutzen nach Abschluss des Projekts. Ihre Existenz rechtfertigt ihre Umsetzung. Sie können quantitativ (Margen- oder Umsatzsteigerung, Kostensenkung etc.) oder qualitativ (bessere Kundenzufriedenheit, Verbesserung der Produkt- oder Servicequalität, Optimierung eines Geschäftsprozesses etc.) sein.
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7.
Der vorgesehene Aktionsplan
Wie wird das Projekt umgesetzt? Diese Frage soll dieser Teil Ihres Business Case beantworten. Es umfasst alle Komponenten des Projektablaufs: Name der verantwortlichen Person(en), Stakeholder, notwendige Schritte, detaillierter Aktionsplan, Fortschrittskontrolle, Kommunikationsplan etc.
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8.
Der Projektplan
Der Zeitplan ist die Materialisierung des Aktionsplans: Er beschreibt detailliert die Abfolge der Phasen bei der Realisierung des Projekts, aber auch die beteiligten Personen für jeden gesetzten Meilenstein. Es ist eine Art allgemeiner Fahrplan, der die Form eines Gantt-Diagramms annehmen kann (ein beliebtes Werkzeug im Projektmanagement).
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9.
Zusammenfassung der Analyse
Die Synthese (auch „Executive Summary“ genannt) muss an den Anfang des Business Case gestellt werden, muss aber unbedingt zuletzt geschrieben werden. Es geht darum, die Hauptlinien des Dokuments in klarer und verständlicher Sprache zusammenzufassen: anfängliches Problem oder Gelegenheit, einzusetzende Ressourcen, Nutzen und Risiken, Fristen usw. Diese Zusammenfassung soll es ermöglichen, die Natur des Projekts zu verstehen und seine verschiedenen Parameter zu bewerten.
Wie bereitet man einen Business Case vor und präsentiert ihn?
Erstellung und Präsentation des Business Case: zwei entscheidende Schritte
Auch wenn die Erstellung eines Business Case komplex und heikel ist, ist es ebenso wichtig, darüber nachzudenken, was diese Arbeit umgibt: insbesondere die Erstellung des Dokuments und dann, sobald es geschrieben ist, seine Präsentation vor den betroffenen Personen. Ein Business Case kann sich nämlich nicht damit begnügen, Listen (mit Zielen, Mitteln, Ressourcen usw.) zu erstellen und Tabellen mit Zahlen zu zeigen. Es ist notwendig, das Projekt in den strategischen Kontext des Unternehmens zu stellen, die Gründe zu erläutern, die es notwendig machen, und dafür zu sorgen, dass die dort gemachten Empfehlungen tragfähig sind. Aus diesem Grund möchten wir Ihnen am Ende dieses Leitfadens einige wertvolle Ratschläge für die Vorbereitung und Präsentation Ihres Dokuments geben.
Unsere Tipps zur Erstellung und Präsentation Ihres Business Case
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Arbeiten Sie mit den richtigen Leuten zusammen
Um einen Business Case effektiv zu schreiben, empfiehlt es sich, mit mehreren Personen zu arbeiten und kompetente Personen einzubeziehen. Im Wesentlichen alle diejenigen, die direkt oder indirekt von der in dem Dokument gebotenen Möglichkeit betroffen sind oder aufgefordert werden, sich an seiner Erstellung zu beteiligen: Dies ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass es vollständig, relevant und so genau wie möglich ist Annahmen.
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Überprüfen Sie die Machbarkeit von Vorschlägen
Angesichts der Risiken, die auf dem Unternehmen lasten, wenn es sich entscheidet, das Projekt zu starten, muss sichergestellt werden, dass die im Business Case enthaltenen Vorschläge tragfähig sind. Bevor Sie beginnen, gehen Sie um die Stakeholder herum, um sie nach der Machbarkeit Ihrer Ideen zu fragen, wie sie im Dokument vorgeschlagen werden. Holen Sie dann ihre Meinung während der Entwicklung des Business Case ein, damit jeder Fehler sofort identifiziert und korrigiert wird.
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Wählen Sie die Schreibreihenfolge frei
Wenn vereinbart ist, dass die Zusammenfassung zuletzt geschrieben werden soll (wie eine Einleitung zu einem Artikel), können die restlichen Teile Ihres Business Case in beliebiger Reihenfolge geschrieben werden. Dies hängt von Ihrem Wissensstand, der Leichtigkeit der Autoren oder ganz einfach von den Zeitplänen der einzelnen ab. Am Ende müssen Sie die verschiedenen Abschnitte nur noch in die logische Reihenfolge bringen, und Sie sind fertig!
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Gehen Sie zurück zu optimieren
Beim Schreiben eines Business Case kann kein Teil für immer geschlossen werden, bis das Ganze fertig ist. Fühlen Sie sich frei, zurückzugehen, um Ihre Arbeit zu verfeinern. Denken Sie daran, die verschiedenen Abschnitte von internen Experten Korrektur lesen zu lassen, zum Beispiel den Finanzteil beim DAF. Sobald der Inhalt vollständig ist, organisieren Sie eine abschließende Überprüfung mit allen Beteiligten, um zu korrigieren, was korrigiert werden muss, und sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind.
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Achten Sie auf die Präsentation des Dokuments
Ein Business Case soll nicht nur intern verbreitet werden, sondern auch Entscheidungsträgern präsentiert werden. Eine gute Präsentation besteht darin, kurz die Besonderheiten des Projekts zu erläutern (durch Beantwortung der im zweiten Teil dieses Leitfadens angegebenen Fragen: was, warum, wer, wie viel und wann) und sich dann dem Thema der damit verbundenen Risiken zu nähern Projekt, in der Optik, Zweifel auszuräumen. Um diese Präsentation dynamischer zu gestalten, können Sie beispielsweise eine Diashow oder ein Video daraus machen.
GUT ZU WISSEN
Die Verwendung eines Projektmanagement-Tools (Trello, Buddy, Teamwork usw.) wird dringend empfohlen, um die Umsetzung Ihrer Initiative zu überwachen und gleichzeitig sicherzustellen, dass die im Business Case festgelegten Meilensteine eingehalten werden. Ein solches Tool ermöglicht es den Beteiligten, in Echtzeit über den Fortschritt des Projekts informiert zu werden und genau zu wissen, welche Rolle sie wann spielen müssen.
Unser Anspruch
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Expertise
Seit 2010 haben wir mit mehr als 2.000 Kunden in 90 Ländern zusammengearbeitet. Diese Erfahrung ermöglicht es uns, genau auf Ihre Herausforderungen einzugehen.
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Hingabe
Wir sind ein Team von Enthusiasten, die ständig die Entwicklungen in der Branche verfolgen. Diese Einstellung garantiert Ihnen, mit Beratern zusammenzuarbeiten, die sich Ihrem Erfolg verschrieben haben.
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Leistung
Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung einer datengesteuerten, digitalen Strategie zur Erreichung Ihrer Geschäftsziele und Verbesserung Ihres Wachstums.
Häufig gestellte Fragen
Ein Business Case ist ein Projektplanungsdokument: Es ist ein strukturierter Vorschlag, dessen Zweck es ist, den Start (oder die Fortsetzung) eines Großprojekts innerhalb eines Unternehmens zu rechtfertigen. Der Business Case zeigt die zu erreichenden Ziele, die umzusetzenden Mittel und die für das Projekt bereitzustellenden Ressourcen sowie den Nutzen, den die Organisation daraus ziehen kann, und die Risiken, die sie eingeht.
Ein Business Case ist vor allem eine Entscheidungshilfe, die Entscheidungsträgern an die Hand gegeben wird, damit sie dem betreffenden Projekt zustimmen (oder nicht). Diese Unterstützung soll überzeugen: Deshalb soll sie die Relevanz und den Mehrwert einer Idee sowie den Nutzen, den das Unternehmen daraus ziehen kann, aufzeigen. Für den Projektleiter ist es eine Möglichkeit, seine Vision der Dinge anhand konkreter Elemente zu teilen.
Das Schreiben eines Business Case erfordert die Erstellung einer Reihe von Abschnitten. Das Dokument sollte idealerweise eine Präsentation, eine Analyse der Situation, einen Vergleich der Optionen, der zu verwendenden Mittel, der identifizierten Risiken und Vorteile, einen Aktionsplan, einen Zeitplan für die Umsetzung und schließlich eine Zusammenfassung (anzulegen der Anfang). Besser ist es, einen Business Case zu schreiben, sich mit kompetenten Leuten auf dem betreffenden Gebiet zu umgeben oder gar einen externen Dienstleister hinzuzuziehen.
